団体サイトは「2つの顔」が必要
協会や商工会のホームページには、2つの異なるターゲットがあります。既存会員向けの情報提供と、新規会員・一般向けの広報活動。この2つを1つのサイトで両立させる設計が求められます。
会員ポータル機能の設計
会員専用エリアを設けることで、団体の存在価値が格段に高まります。以下の機能を優先度順に実装しましょう。
| 優先度 | 機能 | 実装方法 | 会員メリット |
|---|---|---|---|
| 高 | ログイン認証 | ID+パスワード認証（WordPress会員プラグイン等） | 会員限定情報へのアクセス |
| 高 | お知らせ・通知 | ログイン後のダッシュボードに新着表示 | 重要情報の見落とし防止 |
| 中 | 書類ダウンロード | カテゴリ別のファイル管理（申請書・議事録・規約） | 必要書類への即時アクセス |
| 中 | 会員名簿・検索 | 業種・地域で絞り込めるディレクトリ | 会員間の連携促進 |
| 低 | オンライン申請 | フォームから各種届出を提出 | 郵送・FAX不要の手続き |
イベントカレンダーの導入
団体活動の中核であるイベント・研修・総会の情報を、カレンダー形式で一覧表示することが重要です。
- 月表示・リスト表示の切替 — 一覧性と詳細確認を両立
- カテゴリフィルター — 「研修」「交流会」「総会」などでイベントを絞り込み
- 参加申込フォーム連携 — カレンダーから直接参加登録。定員管理・キャンセル待ちにも対応
- Googleカレンダー同期 — 会員が自分のカレンダーにワンクリックで追加可能
文書管理の整備
団体サイトで多い「PDFだらけで探せない」問題を解決するために、文書管理の設計が不可欠です。
文書のカテゴリ分類
- 規約・定款 — 設立趣意書、定款、各種規程
- 議事録 — 総会・理事会の議事録（年度別に整理）
- 申請書類 — 入会届、変更届、助成金申請書（PDF+Word形式で提供）
- 活動報告 — 年次報告書、事業計画書、収支報告書
PDF以外にHTML版も用意し、スマホでの閲覧に対応させることで、会員の利便性が大幅に向上します。
ガバナンス透明性の確保
公益性のある団体にとって、運営の透明性は信頼の根幹です。HPに以下の情報を公開しましょう。
| 公開項目 | 掲載内容 | 更新頻度 |
|---|---|---|
| 役員一覧 | 氏名・役職・所属組織 | 改選時 |
| 事業報告書 | 活動実績・達成状況 | 年1回（総会後） |
| 収支決算書 | 収入・支出の内訳 | 年1回（総会後） |
| 会費の使途 | 会費がどの事業に充当されているか | 年1回 |
| 議事録要旨 | 総会・理事会の決議事項 | 開催後1ヶ月以内 |
KANADE WEBの団体サイト対応
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